Jak używać funkcji sztucznej inteligencji (AI) do wczytywania faktur zakupowych?
Dzięki integracji z usługą OpenAI (ChatGPT) program umożliwia automatyczne odczytywanie danych z faktur zakupowych w formacie PDF oraz z obrazów (JPG, PNG), bez konieczności ręcznego przepisywania danych. System wykorzystuje sztuczną inteligencję (AI) do rozpoznawania danych z dokumentów i automatycznego uzupełniania formularza faktury zakupowej w programie. Rozwiązanie to jest wygodne, minimalizuje liczbę błędów oraz znacząco przyspiesza proces wprowadzania dokumentów.
Kliknij na poniższe punkty aby rozwinąć więcej informacji.
KROK 1: Założenie konta i konfiguracja w OpenAI
Aby korzystać z funkcji AI, załóż konto i wygeneruj klucz w serwisie OpenAI, dzięki któremu aplikacja będzie mogła korzystać ze sztucznej inteligencji przy rozpoznawaniu faktur.
1. Zarejestruj lub zaloguj się na stronie: https://auth.openai.com/log-in
2. Po zalogowaniu użyj opcji Start building- przy której zostaniesz poproszony o wykonanie kilku, poniżej opisanych kroków.
Nazwa organizacji - wpisz dowolną nazwę, np. nazwę swojej firmy.
Zaproszenie członków zespołu - pomiń ten krok.
Make your first API call - w tym miejscu możesz już utworzyć klucz API, który w dalszych krokach będzie trzeba wkleić w ustawieniach programu ELISOFT. W tym celu wprowadź dowolną nazwę w polu API key name i kliknij przycisk Generate API Key:
Następnie skopiuj wygenerowany klucz i zapisz go w bezpiecznym miejscu – nie będzie można go ponownie podejrzeć.
Add some API credits - wybierz kwotę zasilenia (np. $5, $10, $20), dodaj dane karty płatniczej i doładuj konto. Środki pojawią się jako dostępne “kredyty” do wykorzystania w API. Możesz również pominąć w tym momencie ten krok i doładować konto bezpośrednio w ustawieniach konta.
KROK 2: Konfiguracja płatności i limitów
Po wykonaniu kroków związanych z konfiguracją konta, możesz przejść do ustawień konta OpenAI – tzw. panelu użytkownika.
1. Znajdziesz tam zakładkę Billing.Jeśli wcześniej nie dodałeś karty ani nie doładowałeś konta – możesz to zrobić w tej sekcji.
2. W zakładce Limits znajduje się możliwość ustawienia miesięcznego budżetu i alertów np. limit 10$ miesięcznie.
Uwaga
- OpenAI stosuje obecnie "Soft limits" - czyli można przekroczyć ustawiony limit, ale otrzymasz przed tym ostrzeżenie mailowe.
- Zalecamy ustawienie własnych limitów, aby uniknąć niekontrolowanych kosztów.
- Domyślnie nowe konta działają w tzw. Tier 1, który pozwala na maksymalne zużycie ok. 120 USD miesięcznie.
KROK 3: Wygenerowanie klucza API
1. W panelu ustawień platformy wybierz z lewego menu API keys lub przejdź bezpośrednio: https://platform.openai.com/settings/organization/api-keys
2. Kliknij Create new secret key.
3. Wprowadź nazwę nowego klucza.
4. Kliknij przycisk Create secret key.
5. Skopiuj wygenerowany klucz i zapisz go w bezpiecznym miejscu (wkleisz go następnie w ustawieniach programu ELISOFT).
KROK 4: Konfiguracja funkcji AI w programie ELISOFT
1. Przed aktywacją funkcji upewnij się, że posiadasz odpowiednie uprawnienia - w menu Ustawienia / Ustawienia programu / Użytkownicy i uprawnienia.
Wczytywanie faktury (w sekcji Fakturowanie / Faktury zakupu):
2. Przejdź w programie do menu Ustawienia / Ustawienia programu / Ustawienia funkcji sztucznej inteligencji (AI).
3. Zaznacz pole Włącz funkcję wczytywania dokumentów (1).
4. Wklej swój klucz API OpenAI (2).
6. Po zapisaniu ustawień, funkcja AI będzie aktywna w programie.
KROK 5: Wczytywanie faktury zakupu z użyciem AI
Po poprawnej konfiguracji możesz rozpocząć automatyczne wczytywanie danych z dokumentów:
1. Przejdź do zakładki Faktury zakupu
2. Kliknij przycisk Wczytaj fakturę AI:
3. Wskaż plik z fakturą (np. w formacie PDF)
4. Program automatycznie odczyta dane z dokumentu i wypełni nimi formularz faktury zakupowej.
5. Jeśli została zaznaczona opcja „Dodawaj kontrahenta przy wczytywaniu dokumentu”, w pierwszej kolejności pojawi się okno kartoteki nowego kontrahenta – dane zostaną wstępnie uzupełnione na podstawie faktury, a kontrahent zostanie zapisany w bazie.
